LGFinance Vertragsmanagement
Das Modul bietet eine schlanke und passgenaue Lösung für die kommunale Vertragsverwaltung und unterstützt Sie u.a. auch vor dem Hintergrund des neuen Umsatzsteuerrechts für Kommunen.
Erfassung von Vertragsdaten
In der übersichtlichen Erfassungsmaske können alle relevanten Vertragsdaten schnell erfasst und die wichtigsten Vertragsdokumente hochgeladen werden.
Das Erfassen aller relevanten Vertragsdaten erfolgt in einem einzigen Arbeitsschritt. Die intuitive Bedienbarkeit ermöglicht das Einbinden der dezentralen vertragsverwaltenden Stellen ohne großen Schulungs- und Einführungsaufwand. In kürzester Zeit sind die Verträge mit den Basisdaten erfasst. Auf dieser Grundlage können von Nutzer*innen mit spezielleren Kenntnissen weitere Klassifizierungen und Einordnungen (z.B. Umsatzsteuerprüfungen) bei den Verträgen vorgenommen werden.
Vertragsverwaltung innerhalb der örtlichen Strukturen
Unser Administrationskonzept bietet Ihnen die Möglichkeit, alle vertragsverwaltenden Stellen Ihres Hauses als „Abteilung“ mit beliebig vielen Nutzer/innen im System anzulegen. Die Nutzer/innen erhalten die Verträge Ihrer Abteilung(en) in übersichtlicher Listenform angezeigt.
Durch das flexible Abteilungs- und Nutzerkonzept können Sie alle Vertragsbearbeiter*innen am Aufbau bzw. der Pflege des Vertragsregisters beteiligen. Die Anzahl der Nutzer/innen in LGFinance ist nicht limitiert. Nutzer*innen werden mit Rechten für eine oder mehrere Abteilungen ausgestattet und erhalten die für sie relevanten Verträge in übersichtlicher Listenform angezeigt.
Filter und Sortiermöglichkeiten ermöglichen das Auffinden relevanter Verträge nach wenigen Klicks. Individuell definierbare Vertragskategorien und Labels erweitern die Möglichkeiten, den örtlichen Vertragsbestand nach eigenen Steuerungs- und Ordnungsmerkmalen zu sortieren und zu filtern. In der Anzeige mit „Volltextsuche“ wird der Suchbegriff auch in den beigefügten Vertragsdokumenten gesucht. In der Anzeige mit „Spaltensuche“ können verschiedene Suchbegriffe zu unterschiedlichen Vertragsattributen miteinander kombiniert werden, um eine relevante Schnittmenge aus dem Vertragsbestand auszufiltern.
Umsatzsteuerprüfung
Dokumentation der umsatzsteuerlichen Beurteilung
In der Basisversion unseres Moduls Vertragsmanagement erfassen Sie die umsatzsteuerliche Beurteilung des Sachverhaltes in einem separaten Dialog, womit dem örtlichen Dokumentationserfordernis Rechnung getragen wird.
Tax Compliance Tool
Optionale Erweiterung zu einem Tax Compliance Tool (Steuerassistent Umsatzsteuer)
Die Basisversion kann optional zu einem Tax Compliance Tool erweitert werden, welches in Kooperation mit einem Steuerberatungsbüro angeboten wird. Hier unterstützt Sie ein steuerfachlicher Dialog bereits bei der umsatzsteuerlichen Beurteilung des vertraglichen Sachverhaltes und Sie haben Zugang zu einer steuerfachlichen Hotline. Sollte sich im Laufe der Zeit in der steuerlichen Beurteilung bereits erfasster Bestandsverträge durch veränderte Rechtsgrundlagen oder Urteile Anpassungsbedarf ergeben, werden Sie automatisch per E-Mail über die hiervon betroffenen Verträge informiert. Damit befindet sich Ihr Vertragsbestand in einer dauerhaften steuerfachlichen Beobachtung. So lösen Sie das Compliance-Problem in Ihrer Verwaltung.
Termine und Aufgaben
Nie wieder verpassen Sie relevante Vertragstermine. LGFinance erinnert an wichtige Vertragstermine und Aufgaben per E-Mail-Nachricht und separaten elektronischen Eingangskörben.
Im Zuge des operativen Tagesgeschäftes können die vertragsverwaltenden Stellen bei jedem Vertrag relevante Termine bzw. mit Fristsetzung versehene Aufgaben anlegen. LGFinance generiert dann passend zu den hinterlegten Daten die Erinnerungen an die zuständigen Bearbeiter*innen.
Eingangskörbe für endende Verträge und Verträge mit offenen Aufgaben
In separaten Eingangskörben werden endende Verträge und Verträge mit Offenen Aufgaben abgelegt.
Ohne lange zu suchen sind damit alle Verträge, die auf Bearbeitung warten, für die berechtigten Nutzer*innen im direkten Zugriff. Im Eingangskorb „offene Aufgaben“ sind die Verträge je nach verbliebender Erledigungszeit farbig gekennzeichnet. Bei den roten Verträgen sind die Fristen für die offenen Aufgaben bereits überschritten.
Vertragliche Zahlungen
Als Premium-Funktion kann optional die Funktion „Vertragszahlungen“ aktiviert werden.
Regelmäßig wiederkehrende vertragliche Zahlungen können mit entsprechenden Buchungsdaten beim Vertrag erfasst werden. Der daraus resultierende vertragliche Zahlungsplan fließt in Buchungsdateien und Planberichte zur Haushaltsplanung ein. Doppische Kommunen erfassen die Vertragszahlungen auf Ebene des Produktkontos, kamerale Kommunen auf Haushaltsstellenebene. Über unsere Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungsverfahren (SAP, Infoma, C.I.P, H&H, OK.FIS u.a.) wickeln Sie Ihr Buchungsgeschäft voll automatisiert ab.
